Geachte leden/ouders,
Op 25 mei 2018 zal EU-breed de nieuwe privacywetgeving (de Algemene Verordening Gegevensbescherming, kortweg AVG) in werking treden. Ook wij zullen als vereniging moeten voldoen aan de voorwaarden van deze wetgeving. Met dit bericht willen wij u informeren over de wijze waarop Saturnus/Hendriks Coppelmans dit heeft geregeld en toestemming vragen voor de verwerking van de gegevens.
Saturnus/Hendriks Coppelmans heeft de volgende zaken geregeld:
- Er is een privacy-beleid opgesteld waarin de rechten en plichten zijn vastgelegd en waarin beschreven staat welke persoonsgegevens wij vastleggen en met welk doel. Dit beleidsstuk is te downloaden door op de link te klikken onder aan deze pagina;
- Er is een privacy-verantwoordelijke/privacy-persoon benoemd in het bestuur waar iedereen terecht kan voor vragen en klachten. Dit is Joost Kouwenberg. Klachten zullen desgewenst behandeld worden door de beroepscommissie van onze vereniging;
- Alle vrijwilligers die actief werken met de persoonsgegevens hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend;
- Er zijn richtlijnen opgesteld hoe om te gaan met de verspreiding van persoonsgegevens voor onze vrijwilligers (geen ledenlijsten op papier in de sporthal, alleen mailen in BCC etc.);
- Alle Pc’s en computers waarop de gegevens worden verwerkt worden continue voorzien van de laatste beveiligingsupdates en virusscanners;
- Uw gegevens worden alleen verstrekt aan de Nevobo, en aan geen enkele andere externe partij.
Met het aangaan van het lidmaatschap hebt u als lid toestemming gegeven voor de verwerking van de persoonsgegevens in de ledenadministratie en de verstrekking van deze gegevens aan de Nevobo.
In het kader van de AVG moeten wij wel aan u vragen of u bezwaar heeft tegen het gebruik van geschikt fotomateriaal waarop u als lid kan zijn afgebeeld in het kader van activiteiten van onze vereniging. Dit betreft bijvoorbeeld teamfoto’s, foto’s van wedstrijden of evenementen. Deze foto’s zullen alleen worden gebruikt voor doeleinden die passen binnen de doelstellingen van onze vereniging. Indien u geen toestemming verleent zullen wij alles in het werk stellen om te voorkomen dat u op foto’s wordt afgebeeld maar hierbij vragen wij ook uw eigen medewerking. Als er bijvoorbeeld een teamfoto wordt gemaakt, is het ook uw eigen verantwoordelijkheid om aan te geven dat u hier niet op afgebeeld wilt worden. Mocht u geen toestemming willen verlenen voor het gebruik van fotomateriaal, dan willen wij u vragen om bijgevoegd antwoordformulier ondertekend aan ons te retourneren (dit is te downloaden door op onderstaande link te klikken). Dit kan per post (Klarinetstraat 4, 5402 BE Uden) of per mail (vice-voorzitter@saturnushc.nl). Voor leden onder de 16 jaar moet dit formulier ondertekend worden door één van de ouders.
Wij hopen u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben en u ervan overtuigd te hebben dat het bestuur van Saturnus/Hendriks Coppelmans alles doet wat in zijn vermogen ligt om de privacy van u als lid goed te waarborgen. Toch kunnen wij ons ook goed voorstellen dat bovenstaande nog vragen en/of onduidelijkheden oproept. Neem dan contact op met onze privacy-persoon binnen het bestuur, Joost Kouwenberg (vice-voorzitter@saturnushc.nl).
Met vriendelijke groeten,
Olaf Melsen
Voorzitter Saturnus/Hendriks Coppelmans
